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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 4 Q2 s% t3 s) s/ E7 i
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老秘回答： $ o4 n9 Z( w" _2 Q0 t" ~. c y. r
" V* y, n4 I4 @9 @: J6 v# `会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ) [; I* d, S1 l- A7 h
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●使会议开得卓有成效 5 j/ N$ \: I; g3 |4 e
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 + H2 G# p) o8 m/ @5 |: l
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ' V# i: u' g% c- T$ V& ]
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
, l) t' ^$ V! r/ @) r 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ; [2 b; P: p3 z
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
* `, J3 F& w' z# K1 h 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
; A/ @9 {" [6 a 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 5 t& |! C& ]& T, D5 J; e
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8 u. d2 F4 V! ?# ] 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
* P3 ]( O* r3 |: a 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
* i0 k( _4 J$ H% a6 n0 ` 10.信息要加以选择，避免过多。
) T4 A* @/ j% Q: h' O. t' t 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 / I8 v* y8 }+ T- z8 R4 E( O
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 % `1 E8 p! G- d- [( {9 `- l* u# I
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 - I) v# |9 o v' D7 }
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
0 _9 F7 ~/ n8 U8 B8 h: W! ~: R 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 7 b3 S# I: @& e6 @0 X5 F- C+ {: _3 Z5 z
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 $ o, H5 O' [4 b5 h' n. \8 g
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ! d* y6 i$ B& h4 h
18.会前先拉几个盟友。
- Y+ q8 V% y) T7 w: C0 F 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
9 [9 \" M+ k: M8 }; x8 \ 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
0 B. l5 x1 A( ~* Q ●会议准备 + n! ^: }: Z# c8 B% n
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 1 X6 N7 A0 I9 J' V* O- P f% X$ T
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
4 C! p0 x( R8 _ K" S6 v6 d- } 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
* ^$ m' J: K% }6 p 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
* K6 L- P: z' _/ ^8 Q 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
0 Y* I. ~; ~* d 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
" t( l2 M3 Q+ _- E: H# j2 b7 M; i5 j 26.任何议程变动都必须通知主持人。 & U3 v1 L; F+ b9 T. }6 D
27.议程要尽可能短小简单。 & g% ]9 O1 |$ e5 E8 J5 K
28.尽量将议程限制于一页纸上。 ' i4 o% w! X; A" x P( o# K
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
4 G( j2 n& c) T, Z' f" H1 C' T1 w1 h 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
1 Z Y" b$ Z1 e" T 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
7 r2 F3 u" f# V+ F9 A- ]; L 32.必须将电话转移出会场。
5 |- w J$ c5 R8 M' T 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 n! x5 g/ W: V% N$ Z: ^! T5 N 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
; Z1 N2 k1 c- j 35.要找个确保没有干扰的会场。 ' M8 Z; q4 H. j& k; t5 w2 M0 ^6 c
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 + L+ y# k% _* T* p5 {/ e
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
* `5 d9 \, E# E3 r0 K 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
3 B& T/ p$ r2 v; g' L% h0 E/ L. g 39.座位之间应有一臂长的间隔。 9 d# A) ]4 i3 r: A. k
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 4 A' |$ F% r0 K' a3 s7 Q: I
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ! Y1 s7 ]* }: j# J
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 5 G( |" _" m' p
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 % C* T( Q5 ~% Q) Q( ~) q
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 + i1 ~7 b2 s) y/ |( g- N. Y7 g
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
* v, O0 p+ n1 I( w$ s( w 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 & Q$ x# R0 y& _
●出席会议 . O W$ ^/ _) I
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 5 K, P, f$ K( \1 y. {: X( z0 |1 N
47.会前拟出自己的发言稿。
6 ^4 D/ n7 V' k# q 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
8 Z8 ]8 g b0 F 49.要保持积极的脸部表情和音调。
5 w2 Q/ ]. x' n. s 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ( ?% }$ d; W* \) y& I7 G
2 q' ?7 S; f& J6 c0 d 51.开始发言前先作深呼吸。 5 D. y/ B \* u- b
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
) w; T# d- H& @6 g* a* ^3 A9 o/ j 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
6 b6 I/ E8 V( j* O 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
8 M* F3 W- Y! v8 f X7 S! o+ f 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 " _( {. Y8 h+ U) w1 \ g2 Y
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
1 d( [1 }2 B, }! K6 I' Y8 B/ G 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 $ J! n& H( i1 b9 H' ~$ _, F1 `' a% t
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 " z$ N$ Y" i, }2 r' y
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
) U8 J2 I5 c4 D1 J- ~ 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ( H, Z( f% T! a- x6 ]
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 1 u0 l! W% W9 T
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 , ^7 N$ e( U, L7 Y
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
/ T! o8 ]9 ]3 ^/ Q5 J ●主持会议
& b$ h! ~5 }6 Q$ X2 b8 Z. d1 a 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
1 Q0 q* K( P2 o" {4 \: ^, i 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
: S' j Q! l- S9 n* I8 h4 O 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 * k( A5 ~8 x5 A
66.尽量于会前认识新来者。
4 t% K2 b; T0 w9 o9 X 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 9 p$ ?: L5 Q9 ]" E
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 ' ^: U9 r J& {% _! J8 U
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 8 t- |& [* ~6 m6 e
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 - `" [* Q, ]. p0 N; E. J
71.要制止支流辩论和私下交谈。
5 }8 G" c9 h4 l& X 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 6 P* S( e3 H- ]; n! X, \5 N
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 + F+ z$ \# U4 D( ^# b
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 : P; Z* j2 v( \
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 . P3 r7 C2 _: d& d4 b9 z0 A
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 8 Y ~+ ^+ x: S1 k& r
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 6 @# k0 T2 P6 a' U3 z% {
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
/ V& z* t0 K* X9 R 79.必须清楚每次会议的规则。
. Z' M* f8 c! g/ j/ {4 n) ~ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 8 W/ h. P( Y/ t8 N; P6 @, J4 A
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 ' W- W: r, r1 ? ?7 H# ^- a
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